Inoxision Archivierung und Dokumentenmanagement

Rechtssichere elektronische Archivierung von Papierdokumenten, Dateien und eMails mit oder ohne ERP-Integration

Warum elektronisch Archivieren?

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (GoBD ab 01.01.2015) führt kein Weg mehr an revisionssicherer Datenarchivierung vorbei. Der eigentliche Mehrwert ist jedoch Ihr Zeitgewinn bei der Suche nach Dokumenten oder E-Mails. Finden Sie ein- und ausgehende Belege, zugehörige Dokumente wie Artikel-Datenblätter, QS-Zertifikate oder alle Mails zu einem Ansprechpartner per Mausklick in Sekundenschnelle und das zeitraubende Suchen hat ein Ende.

Werden meine Mitarbeiter damit mit zusätzlichen Aufgaben belastet?

Nein!
Inoxision ARCHIVE besitzt einen Workflowserver. Mit diesem lassen sich Prozesse so automatisieren, dass der Arbeitsablauf im Büro nicht gestört wird, obwohl Dokumente elektronisch archiviert werden. Durch Integration in Ihr ERP-System ergibt sich ein durchgängiger Prozess ohne Mehraufwand.

Beispiel:
Vom Kunden unterschriebene Lieferscheine sollen automatisch archiviert werden und später im ERP-System wieder gefunden werden. Nach Aufruf des Lieferscheins wird ein QR-Code-Etikett gedruckt, auf den Lieferschein geklebt und später eingescannt. Der Workflowserver liest den QR-Code auf dem Lieferschein und ordnet alle Schlagwörter (wie Belegnummer, Kunde, usw.) automatisch zu und archiviert das Dokument.

Ruft man später den Lieferschein im ERP-System wieder auf, genügt ein Mausklick, um genau diesen Lieferschein im Original wieder anzuzeigen.

Möglich machen dies die Module inoxision ARCHIVE Integrationsclient, FlexIntegrate und Workflowserver.

Schaubild Inoxision

Übersicht der Leistungsbereiche:

Mailarchivierung  Archivierung ausgehender Dokumente mittels Druckertreiber  Archivierung eingehender Dokumente mit dem Scanner  Integration in das ERP-System (Wawi und Fibu)  Workflow und Dokumentenmanagement

Inoxision ARCHIVE gibt es in verschiedenen Ausbaustufen (Start, Business und Enterprise Edition).

Die Mailarchivierung, der Workflowserver und der Integrationsclient oder FlexIntegrate sind als Module dazu kombinierbar.

Für den Einstieg empfehlen wir besonders das Produkt Inoxision ARCHIVE Mail für ab EUR 279,00 (für 5 Rechercheuser, unbegrenzte Anzahl Mailkonten).

Mailarchvierung

Seit einigen Jahren schon hat die E-Mail-Kommunikation die „klassischen“ Kommunikationsarten Telefon, Brief, Telex und Fax an Bedeutung übertroffen. Damit hat sich der E-Mail-Datenaustausch zu einer geschäftskritischen Kommunikationsplattform entwickelt, dessen reibungsloses Funktionieren für viele Unternehmen unabdingbar geworden ist.

E-Mail-Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen:
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) schreiben Unternehmen vor, dass E-Mails, die elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe bzw. Buchungsbelege darstellen, in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Das Ausdrucken und Archivieren in Papierform ist nicht zulässig.

Zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen ist eine revisions- und manipulationssichere elektronische Archivierung gefordert.

Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust:
E-Mails, als unternehmenskritische Informationsträger, müssen vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden. E-Mails gehen durch defekte PST-Dateien, unvorsichtiges Löschen oder Systemwechsel verloren. Oft werden ganze Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen entfernt, ohne dass dafür eine notwendige Erlaubnis des Benutzers vorliegt.

Mit einem Archivierungssystem bleiben die Mails jedoch immer im Original erhalten.

Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern:
Im Laufe weniger Tage und Monate sammeln sich E-Mail-Daten auf Servern an und belegen Speicherplatz. Je größer der zulässige Anhang (Attachment), desto größer der benötigte Speicherplatz. Da viele Firmen Größenbeschränkungen für Postfächer definieren, müssen diese Daten in ein Archiv überführt und nicht mehr aktuelle Informationen in den Postfächern gelöscht werden.

Mit Inoxision archivierte Mails können im Mailprogramm gelöscht werden.

Archivierung macht die Suche leichter:
Mit dem inoxison ARCHIVE-Modul Mailconnect wird der ein- und ausgehende Mailverkehr voll- oder halbautomatisch archiviert. Hierbei werden sowohl die E-Mail als auch die Mail-Anhänge mit indiziert (sofern diese in einem verwertbaren Format wie bspw. PDF, DOCX, usw. sind). Beim Recherchieren nach einer E-Mail kann sowohl nach einem Textfragment aus der eigentlichen E-Mail als auch nach einem Textfragment aus einem Mail-Anhang (Word, PDF, usw.) gesucht werden.

Angebunden werden können alle POP3- oder IMAP-fähigen Mail-Systeme wie Kerio Connect, Microsoft Exchange, Tobit David, BüroWARE Mailserver usw.

Archivierung ausgehender Dokumente mittels Druckertreiber

Ein herausragendes Merkmal von inoxision ARCHIVE ist der enthaltene Windows-Archivdruckertreiber. Mit ihm können Sie Ausdrucke aus jeder Windows-Software archivieren – beispielsweise also die in einer Warenwirtschaft erstellten Ausgangsrechnungen oder in Word erstellten Geschäftsbriefe. In der Praxis drucken Sie das jeweilige Dokument nicht auf dem normalen Büro-Drucker aus, sondern wählen den inoxision-Archivdrucker – und schon ist das Dokument archiviert.

Die jeweiligen Dokumentenschlagworte (beispielsweise Belegnummer oder Belegdatum bei einer Ausgangsrechnung) können direkt mit im Ausdruck übergeben werden, so dass ein vollautomatischer Ablageprozess ermöglicht wird. Der inoxision ARCHIVE Windows-Druckertreiber ist für Terminalserver geeignet.

Archivierung eingehender Dokumente mit dem Scanner

Viele Unternehmen scannen eingehende Belege bereits ein und speichern sie als PDF-Datei auf Ihrem Fileserver. Manuell organisiert ergeben sich hier aber einige Nachteile:
Wohin speichern?
Was, wenn die Dokumente versehentlich gelöscht werden?
Wer beweist später, dass es sich um das Original handelt (und nicht etwa mit einer PDF-Software manipuliert wurde)?

Da diese Fragen nur mit einer rechtssicheren Archivierung lösbar sind, genügt das einfache Scannen und Speichern nicht. Die Dokumente werden deshalb wie seither in Aktenordner abgelegt, es entsteht Doppelarbeit.

Mit inoxision ARCHIVE können Sie sowohl per OCR-Erkennung als auch per QR-Code die Dokumente automatisch mit dem Workflowserver verarbeiten lassen und haben alle diese Probleme gelöst. Ohne Mehraufwand finden Sie später (z.B. bei einer Steuerprüfung) in Sekundenschnelle Ihre gescannten Dokumente und beweisen, dass es sich um das Original handelt.

Integration in das ERP-System (Wawi und Fibu)

Inoxision ARCHIVE kann mit zwei verschiedenen Modulen in Ihr ERP-System integriert werden:
Dem inoxision Integrationsclient und dem Modul inoxision FlexIntegrate.

Für BüroWARE und WebWARE verwenden wir den Integrationsclient und eine fertig vorbereitete BüroWARE-Standardintegration. Mit wenig Aufwand ist darüber eine sehr tiefgreifende Integration möglich. Sie geht so weit, dass viele Anwender der BüroWARE oder WebWARE keine Kenntnisse über das Archivierungssystem haben müssen. Sie klicken einfach an den entsprechenden Stellen direkt in BüroWARE auf die jeweiligen Funktionen:

  • Recherche aller Belege und Dokumente zu Kunden, Lieferanten, Interessenten
  • Recherche aller Belege und Dokumente zu Artikeln, Seriennummern, Chargen, Vertretern
  • Direktes Recherchieren der Originalbelege zu allen Ein- und Ausgangsbelegen (auch mit deren zugehörigen Vorgängerbelegen und Rückläufern)
  • Recherche aller E-Mails zu einem Kunden, Lieferanten, Interessenten oder deren Ansprechpartnern
  • Automatisches Archivieren der ausgehenden Belege durch Druck in den inoxision Druckertreiber
  • Druck eines QR-Code-Etiketts für eingehende Belege
  • Setzen von Statusfeldern zu Dokumenten (z.B. Wareneingang ist geprüft, nun muss als nächstes die Finanzbuchhaltung dieses Dokument prüfen)

Das Modul inoxision FlexIntegrate ermöglicht diese Funktionen für jedes ERP-System, ohne dass dafür Schnittstellen existieren müssen! Das ERP-System braucht nicht programmiert oder verändert zu werden, und trotzdem haben die Bediener all diese Funktionen per Mausklick zur Verfügung.

Hexerei?
Nein. FlexIntegrate hat eine einzigartige Technologie, den Bildschirminhalt zu lesen und Buttons „über die Anwendung zu legen“, so dass daraus die Funktionen aufgerufen werden können. Mit wenig Aufwand konfiguriert man dieses Modul so, dass in den entscheidenden Masken des ERP-Systems die gewünschten Recherche- oder Druckfunktionen ausgelöst werden können.

Somit können wir Ihnen inoxision ARCHIVE an alle ERP-Systeme, Adressverwaltungen oder CRM-Systeme anbinden, seien des Windows-Programme oder browserbasierende Systeme.

Workflow und Dokumentenmanagement

Mit dem inoxison ARCHIVE-Workflowserver werden komplexe Automatisationsprozesse realisiert. Ob es darum geht, zu bestimmten Zeiten an bestimmten Stellen Daten abzuholen, diese daraufhin zu prüfen und Feedback zu geben, oder ob es darum geht, Eskalationsmethoden in der Dokumentenbearbeitung zu realisieren – diese und andere Prozesse werden in frei gestaltbaren Makros entwickelt und vom inoxision ARCHIVE-Workflowserver ausgeführt.

Das inoxision ARCHIVE „DMS-Modul“ stellt Funktionalitäten rund um das Thema Dokumentenmanagement zur Verfügung. Im Gegensatz zur reinen Archivierung, bei der Dokumente zur endgültigen Ablage im Archiv gespeichert werden und danach in der Regel nicht mehr verändert werden, sind Dokumente in einem DMS-System während Ihrer Lebensdauer ständigen Veränderungen unterworfen.

Funktionen für Teamarbeit, das Aus- bzw. Einchecken von Dokumenten, direkte Integration in die Microsoft® Office-Produktpalette und der „inoxision Explorer“ unterstützen den täglichen Umgang mit großen Dokumentenmengen.

Ergänzende Module

Inoxison ARCHIVE stellt ab September 2016 zwei neue Module vor:

Mit inoxision ARCHIVE protect (powered by ESET) schützen Sie Ihr System vor Schädlingen, Malware und Viren.
Unternehmen sind durch die GoBD angehalten, Ihre Mails vollständig und zum frühesten Zeitpunkt (also direkt bei Eingang der Mails) zu archivieren. Damit werden zwangsläufig auch Mails mit Viren oder Trojanern archiviert, weil die eingesetzten Virenscanner bei Eingang der Mails den neuen Schädling noch nicht identifizieren können.

Die schädliche Aktivität würde sich erst dann entfalten, wenn das Mail oder dessen Anhang geöffnet werden würde. Hier prüft inoxision ARCHIVE protect zentral vor der Bereitstellung des Dokuments, ob Malware entdeckt wird (und zwar mit den AKTUELLEN Virensignaturen) und verhindert das Auslesen der Mail aus dem Archiv. Die Prüfung erfolgt dabei zentral auf dem Inoxision-Server, aber ohne dass die Dokumente (zu einem Antivirenhersteller) in die Cloud übergeben werden.

 

Die zweite Neuerung ist das Modul inoxision ARCHIVE signature.  Es handelt sich um Geräte der Firma Wacom, welche eine elektronische Unterschrift auf einem Dokument bringen, welches durch Inoxision ARCHIVE gedruckt wird. Im Anschluss wird dieses Dokument mit der elektronischen Unterschrift archiviert, welche weit mehr als nur ein Bitmap ist (sondern eine qualifizierte rechtsgültige elektronische Signatur).

Die Verwendung von handschriftlichen Unterschriften bei Kaufvereinbarungen, Verträgen, Zahlungsermächtigungen, Registrierungen, Autorisierungen, Einwilligungserklärungen und anderen Formularen ist weltweit gängig Praxis. Die Akzeptanz und Annahme der papierlosen Technologie beim Unterzeichnen mit einem elektronischen Stift auf einem Gerät zur elektronischen Unterschriftenerfassung ist hoch. Es ist die intuitivste, natürlichste und vertrauteste aller papierlosen Methoden. Deshalb sind diese Geräte die ideale Ergänzung zur Erfassung eines unterschriebenen Dokuments im elektronischen Archiv.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Rechtssichere Archivierung, unlöschbare Dokumente mit Original-Nachweis
  • Blitzschnelle Suchergebnisse, übersichtliche Bildschirmaufteilung
  • Basiert auf Mircosoft SQL-Server und Lucene-Volltextkatalog
  • Windows- und Webclient (auch Offline), Apps für Windows, iOS und Android
  • Automatisierte Prozesse durch eigenen Workflowserver
  • Mailarchivierung mit Outlook, Exchange, Tobit, Kerio, BüroWARE, u.v.m.
  • Integration in jedes ERP-System, natürlich auch BüroWARE und WebWARE

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