gotomaxx PDFMAILER

PDF-Dateien und elektronische Rechnungen per Druck erzeugen und automatisiert versenden

Das „Portable Document Format (PDF)“ ist das beliebteste Format für den elektronischen Dokumentenaustausch. Egal, ob Windows, Apple, Linux oder Smartphones — für nahezu jede Plattform gibt es kostenfreie Betrachter-Software. Und ganz gleich, auf welchem Endgerät das PDF angezeigt wird, die Optik bleibt immer die gleiche. PDFs sind daher ideal für den elektronischen Dokumentenaustausch. Deshalb macht es Sinn, Erstellung und Versand in einem Schritt zusammenzufassen. Genau das übernimmt der PDFMAILER.

Der PDFMAILER ist mit einer besonders einfachen und übersichtlichen Programmoberfläche ausgestattet. Alle wichtigen Einstellungen — etwa zur Qualität oder Sicherheit — sind in einer Funktionsleiste zusammengefasst. Miniaturansichten und Dokumentenvorschau zeigen das Ergebnis bereits vor der PDF-Konvertierung an. Unternehmen, die zum Beispiel Angebote oder Auftragsbestätigungen als PDF verschicken, können den gesamten Prozess automatisieren.

Mit PDFMAILER können Sie:

  • PDF‘s erstellen (ganz einfach durch Drucken)
  • Dokumente (wie z.B. doc, docx, ppt, html usw.) in einem Schritt ins PDF-Format konvertieren, speichern, versenden und mit einem Klick posten
  • Briefpapiervorlagen zum PDF hinzufügen, um Ihr Geschäftspapier mit ins Dokument zu bringen
  • Mehrere Ausgangsdateien in einem PDF-Dokument zusammenfassen
  • Inhalt und Struktur der PDF-Files schützen, damit diese vom Empfänger nicht geändert werden können
  • Ihre Business PDFs über Facebook & Co direkt posten, via Dropbox oder auf einem Sharepoint-Sever freigeben oder auf eine FTP-Seite hochladen
  • Ihre Business PDFs mit PayPal oder Kreditkartenservices für eine schnelle Zahlung verbinden
  • eRechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen und versenden oder für Geschäftspartner freigeben
  • Print-Management-Aufgaben erledigen (z.B. die Seiten auf verschiedene Drucker verteilen, sortieren, usw.)

Mehr als 25.000 Unternehmen, Organisationen und Anwender setzen bereits Lösungen von gotomaxx ein. Die Einsatzgebiete sind dabei so vielfältig wie die Wirtschaft selbst.

Wir empfehlen den PDFMAILER als hilfreiche Ergänzung zu quasi zu jeder SoftENGINE ERP Suite und bieten in dieser Kombination besonders günstige Preise an.

gotomaxx PDFMAILER Funktionen

Der PDFMAILER mit Cloudservices ist auf die CI-konforme Massenverarbeitung von elektronischen Dokumenten ausgerichtet. Er ist vor allem für jene Unternehmen und Organisationen interessant, die täglich die unterschiedlichsten PDF-Dokumente erstellen und als PDF-Mailings verteilen. Innovative Funktionen sorgen dabei für Effizienz und Prozesssicherheit. Zwei Beispiele:

In vielen Unternehmen sind betriebswirtschaftliche Anwendungen (ERP, WAWI) – wie etwa die Auftragsbearbeitung – für den Druck auf Firmenpapier voreingestellt. Deshalb erscheinen bei der PDF-Konvertierung Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen auf Blankopapier. Neue Formulare aufzubauen und einzubinden, ist jedoch meist aufwendig und teuer. Beim PDFMAILER lassen sich Grafiken und komplette Briefbögen vor der Konvertierung hinzufügen: einfach per Voreinstellung mit beliebig vielen Vorlagen.

Bei PDF-Mailings übernimmt der PDFMAILER  automatisch Empfängeradressen, E-Mail-Bodytexte oder Betreffzeilen etc. – zum Beispiel aus einer ERP oder CRM-Software wie SoftENGINE ERP Suite.

Der PDFMAILER  ist ideal für vertriebs- und marketingorientierte Unternehmen, die im Kundenkontakt eine Vielzahl elektronischer Aussendungen auf dem Weg bringen. Damit entlastet der PDF-Konverter Mitarbeiter von aufwendigen Routinetätigkeiten und schließt gleichzeitig potenzielle Fehlerquellen. Ganz nebenbei lässt sich auf diese Weise gut die Hälfte der Versandkosten sparen.

Folgende Funktionen sind enthalten:

Version Standard enthält die Funktionen:

  • PDF erzeugen, JPG erzeugen, TIF erzeugen
  • Druckaufträge kombinieren
  • Passwortverschlüsselung
  • Grafik Downsampling
  • Dokumentinfo (Autor, Titel, Thema, Stichwörter)
  • Inhaltverzeichnisse
  • Office-Integration
  • Druckvorschau
  • Kontextgesteuerte PDF – Erzeugung
  • PDF’s zusammenfassen, Grafik hinzufügen
  • Miniaturansicht
  • Social PDF-Funktionalität
  • Druckerweiterleitung
  • Postversand über Cloud-Services
  • Postbrief als Service
  • Frankieren mit Internetmarke
  • Paketlabel erzeugen (DHL, UPS, Hermes, DPD)
  • Abrechnung aller Frankierkosten über gotomaxx
  • Online bereitstellen (PDFMAILER Cloud, SFTP, Dropbox) über PDFMAILER Cloud-Services, auf eigene SFTP-Server, über Dropbox
  • PDF-Payment über Cloud-Services (PayPal, Paydirekt)
  • Erstellen und Versenden von eRechnungen (ZUGFeRD / XRechnung) auch über Cloud-Services
  • Werbebeileger bereitstellen über Cloud-Services
  • Eigenes Rechnungsportal/ Cloud-Service

Die Vorteile auf einen Blick

  • Einfach zu installieren, sofort einsetzbar auf allen Windows-Systemen
  • Belege aller Art einfach drucken, mit Briefpapier zusammenführen und per Mail versenden
  • Funktioniert mit allen Mailsystemen (Outlook, SoftENGINE Mailserver, usw.)
  • Erzeugt auf Wunsch eRechnungen nach ZUGFeRD- oder XRechnungs-Standard
  • Kompatibel zu allen ERP-Systemen
  • Über Steuercodes kann das Erstellen und Versenden der Beleg vollständig automatisiert werden
  • Integration des Payment-Systems PayPal möglich
  • Terminalserverfähig
  • Erst testen, dann kaufen – kostenfreie Testversion

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