gotomaxx PDFMAILER

PDF-Dateien und elektronische Rechnungen per Druck erzeugen und automatisiert versenden

Das “Portable Document Format (PDF)” ist das beliebteste Format für den elektronischen Dokumentenaustausch. Egal, ob Windows, Apple, Linux oder Smartphones — für nahezu jede Plattform gibt es kostenfreie Betrachter-Software. Und ganz gleich, auf welchem Endgerät das PDF angezeigt wird, die Optik bleibt immer die gleiche. PDFs sind daher ideal für den elektronischen Dokumentenaustausch. Deshalb macht es Sinn, Erstellung und Versand in einem Schritt zusammenzufassen. Genau das übernimmt der PDFMAILER.

Der PDFMAILER ist mit einer besonders einfachen und übersichtlichen Programmoberfläche ausgestattet. Alle wichtigen Einstellungen — etwa zur Qualität oder Sicherheit — sind in einer Funktionsleiste zusammengefasst. Miniaturansichten und Dokumentenvorschau zeigen das Ergebnis bereits vor der PDF-Konvertierung an. Unternehmen, die zum Beispiel Angebote oder Auftragsbestätigungen als PDF verschicken, können den gesamten Prozess automatisieren.

Mit PDFMAILER können Sie:

  • PDF‘s erstellen (ganz einfach durch Drucken)
  • Dokumente (wie z.B. doc, docx, ppt, html usw.) in einem Schritt ins PDF-Format konvertieren, speichern, versenden und mit einem Klick posten
  • Briefpapiervorlagen zum PDF hinzufügen, um Ihr Geschäftspapier mit ins Dokument zu bringen
  • Mehrere Ausgangsdateien in einem PDF-Dokument zusammenfassen
  • Inhalt und Struktur der PDF-Files schützen, damit diese vom Empfänger nicht geändert werden können
  • Ihre Business PDFs über Facebook & Co direkt posten, via Dropbox oder auf einem Sharepoint-Sever freigeben oder auf eine FTP-Seite hochladen
  • Ihre Business PDFs mit PayPal oder Kreditkartenservices für eine schnelle Zahlung verbinden
  • Wichtige Belegdaten im PDF im ZUGFeRD Format für Geschäftspartner freigeben und damit z.B. eine e-RECHNUNG erzeugen
  • Print-Management-Aufgaben erledigen (z.B. die Seiten auf verschiedene Drucker verteilen, sortieren, usw.)

Übersicht der Versionen:

PDFMAILER free  PDFMAILER Standard  PDFMAILER Professional  PDFMAILER Server  Erweiterungen für den PDFMAILER

Mehr als 25.000 Unternehmen, Organisationen und Anwender setzen bereits Lösungen von gotomaxx ein. Die Einsatzgebiete sind dabei so vielfältig wie die Wirtschaft selbst.

Wir empfehlen den PDFMAILER als hilfreiche Ergänzung zu quasi zu jeder BüroWARE-ERP oder WebWARE-ERP und bieten in dieser Kombination besonders günstige Preise an.

gotomaxx PDFMAILER free

Erst testen, dann kaufen!

Diese Vorgehensweise hat sich etabliert und deshalb gibt es den PDFMAILER auch als kostenlose PDF-Freeware. Der PDFMAILER FREE ist eine PDF-Software, die weder zeitlich befristet noch sind Abstriche beim Funktionsumfang hinzunehmen. Stattdessen erscheint nach der Konvertierung lediglich eine Werbezeile im fertiggestellten PDF. So können Sie die kostenlose PDF-Software gratis downloaden, ausgiebig testen und erproben. Sind Sie zufrieden, genügt die Eingabe der Lizenznummer, um die Vollversion freizuschalten. Die erneute Installation und Programmeinrichtung ist nicht nötig.

Kostenlose Version downloaden

gotomaxx PDFMAILER Standard

Wer am elektronischen Datenaustausch teilnehmen will, benötigt eine zuverlässige PDF-Converter-Software. Der PDFMAILER STANDARD ist mit den notwendigen Funktionen ausgestattet, um PDF-Dokumente effizient zu erstellen, zu verteilen oder per E-Mail zu versenden. Über den Druckbefehl konvertiert der PDFMAILER Dokumente aus nahezu jeder Windows-Anwendung (Word, Powerpoint, Office usw.) ins PDF-Format.

Version Standard enthält die Funktionen:
PDF erzeugen, JPG erzeugen, TIF erzeugen, Druckaufträge kombinieren, Passwortverschlüsselung, Grafik Downsampling, Dokumentinfo (Autor, Titel, Thema, Stichwörter), Inhaltverzeichnisse, Office-Integration, Druckvorschau, Kontextgesteuerte PDF – Erzeugung, PDF’s zusammenfassen, Grafik hinzufügen, Miniaturansicht, Dokumente in Druckkontext hinzufügen, PDF-Payment-Funktionalität, Social PDF-Funktionalität, Druckerweiterleitung sowie Basis-PDF/A mit ZUGFeRD-Funktionalität manuell erstellen

Bestellen Sie gotomaxx PDFMAILER Standard (ab EUR 49,00 zzgl. MWSt pro Rechner) einfach über unser Kontaktformular.

gotomaxx PDFMAILER Professional

Der PDFMAILER PROFESSIONAL ist auf die CI-konforme Massenverarbeitung von elektronischen Dokumenten ausgerichtet. Er ist vor allem für jene Unternehmen und Organisationen interessant, die täglich die unterschiedlichsten PDF-Dokumente erstellen und als PDF-Mailings verteilen. Innovative Funktionen sorgen dabei für Effizienz und Prozesssicherheit. Zwei Beispiele:

In vielen Unternehmen sind betriebswirtschaftliche Anwendungen (ERP, WAWI) – wie etwa die Auftragsbearbeitung – für den Druck auf Firmenpapier voreingestellt. Deshalb erscheinen bei der PDF-Konvertierung Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen auf Blankopapier. Neue Formulare aufzubauen und einzubinden, ist jedoch meist aufwendig und teuer. Beim PDFMAILER PROFESSIONAL lassen sich Grafiken und komplette Briefbögen vor der Konvertierung hinzufügen: einfach per Voreinstellung mit beliebig vielen Vorlagen.

Bei PDF-Mailings übernimmt der PDFMAILER PROFESSIONAL automatisch Empfängeradressen, E-Mail-Bodytexte oder Betreffzeilen etc. – zum Beispiel aus einer ERP oder CRM-Software wie BüroWARE oder WebWARE.

Der PDFMAILER PROFESSIONAL ist ideal für vertriebs- und marketingorientierte Unternehmen, die im Kundenkontakt eine Vielzahl elektronischer Aussendungen auf dem Weg bringen. Damit entlastet der PDF-Konverter Mitarbeiter von aufwendigen Routinetätigkeiten und schließt gleichzeitig potenzielle Fehlerquellen. Ganz nebenbei lässt sich auf diese Weise gut die Hälfte der Versandkosten sparen.

Zusätzlich zur Version Standard enthält Version Professional die Funktionen:

Basis-PDF/A mit ZUGFeRD-Funktionalität automatisiert erstellen, virtuelles Briefpapier, mehrere Briefbögen, Workflow (mit Steuerzeichen, Parameterdatei oder Skriptsteuerung), Rechteverwaltung für Customizing, Output-Management, FTP-Anbindung, Office Dokumente im Batchlauf verarbeiten, Briefpapier per Ausgabedialog erzeugen, Automatisierter Versand von PDF/A-Dokumenten inkl. ZUGFeRD-Datenstruktur.

Bestellen Sie gotomaxx PDFMAILER Professional (ab EUR 149,00 zzgl. MWSt pro Rechner) einfach über unser Kontaktformular.

gotomaxx PDFMAILER Server

Ab einer bestimmten Unternehmensgröße ist es sinnvoll, Anwendungen zentral zu installieren und Prozesse einheitlich zu definieren. Der PDFMAILER SERVER ist geeignet für den zentralen und servergestützten PDF-Versand. Die Software wird lediglich auf einem File- oder Terminalserver installiert. Die einzelnen Rechner sind mit wenigen Handgriffen angeschlossen. Anschließend kann jeder Mitarbeiter einfach per Druckbefehl PDFs erstellen und versenden. Dabei überzeugt der PDFMAILER SERVER mit einem hohen Rationalisierungsniveau:

  • Die Funktionen des PDFMAILERS lassen sich anhand von Benutzerrechten eingrenzen.
  • Zentral gespeicherte Vorlagen und Grafiken sorgen für ein einheitliches, exakt auf die Corporate Identity zugeschnittenes Erscheinungsbild.
  • Mithilfe von Parametern (z.B. Übergabe von Empfängeradressen, E-Mail-Bodytexten oder Betreffzeilen u.v.m.) wird der PDF-Versand aus kaufmännischen Anwendungen weitgehend automatisiert.
  • Um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Unternehmen zu entsprechen, ist der PDFMAILER SERVER in den Versionen small, medium, large und Konzern erhältlich.

Da der PDFMAILER SERVER ständig weiterentwickelt wird, profitieren Anwender sofort vom technischen Fortschritt. Zu den neuesten Funktionen gehören beispielsweise:

  • die direkte Anbindung an Microsoft Office SharePoint Server und
  • der Export der Dokumente im weitverbreiteten Rich Text Format (RTF)

Fordern Sie ein Angebot für den gotomaxx PDFMAILER Server einfach über unser Kontaktformular an.

Erweiterungen für den gotomaxx PDFMAILER

PDF-PAYMENT – Bezahlen aus PDF-Dateien heraus
In der PDF-Datei wird ein Link, bzw. ein Button bereitgestellt auf den ein Rechnungsempfänger klicken kann. Durch den Klick wird die Webseite eines Bezahlanbieters geöffnet. Der Rechnungsbetrag, Verwendungszweck, ggf. Auftrags- bzw. Kundennummer werden übertragen. Es wird keine Doppelerfassung der Daten notwendig. Ihr Kunde kann einfach, bequem und schnell bezahlen.

PDF-Rechnungsportal – Das Ende der Papierrechnung
Ohne langwierige Projekte können Sie mit den Hostingangeboten und Portalservices von gotomaxx Kunden sicher und nachvollziehbar elektronische Rechnungen zustellen. Optional Belege archivieren oder im Stapel signieren sogar Inhalte im XML Format weitergeben (Erweiterung PDF-Inhalte als XML). Sie können auch PDF-Rechnungen empfangen.

PDF-PAYMENT für Papierrechnungen
Lassen Sie Ihre Kunden einfach per Smartphone bezahlen. Ihre Kunden brauchen keine Bezahldaten im Bankprogramm oder auf einer Webseite einzutragen. Alle erforderlichen Daten sind im Bezahlcode (QR-Code) hinterlegt. Dieser wird in das PDF eingefügt. Die PDF-Payment Zahlungsanbieter bzw. Zahlungslösungen: PayPal, Sofortüberweisung, xt-commerce Payments, Saferpay, amazonPayments, giropay, Visa Card Mastercard

Print-to-TomTom -Flottenmanagement bequem und einfach
Disponenten in der Zentrale können mit „Print-to-TomTom“ Zieladressen und Auftragsinformationen aus der Zentrale an die Navigationsgeräte Ihrer Außendienstmitarbeiter und Fahrer senden, welche in den Servicefahrzeugen installiert sind. Um Print-to-TomTom nutzen zu können, benötigen Sie kompatible Navigationsgeräte der TomTom Business Linie, die über ein gültiges TomTom WEBFLEET Konto angesprochen werden können.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Einfach zu installieren, sofort einsetzbar auf allen Windows-Systemen
  • Belege aller Art einfach drucken, mit Briefpapier zusammenführen und per Mail versenden
  • Funktioniert mit allen Mailsystemen (Outlook, BüroWARE, usw.)
  • Erzeugt auf Wunsch e-Rechnungen nach ZUGFeRD-Standard
  • Kompatibel zu allen ERP-Systemen
  • Über Steuercodes kann das Erstellen und Versenden der Beleg vollständig automatisiert werden
  • Integration des Payment-Systems PayPal möglich
  • Terminalserverfähig
  • Erst testen, dann kaufen – kostenfreie Testversion

Video

Screenshots