Warum elektronisch Archivieren?
Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (GoBD ab 01.01.2015) führt kein Weg mehr an revisionssicherer Datenarchivierung vorbei. Der eigentliche Mehrwert ist jedoch Ihr Zeitgewinn bei der Suche nach Dokumenten oder E-Mails. Finden Sie ein- und ausgehende Belege, zugehörige Dokumente wie Artikel-Datenblätter, QS-Zertifikate oder alle Mails zu einem Ansprechpartner per Mausklick in Sekundenschnelle und das zeitraubende Suchen hat ein Ende.
Werden meine Mitarbeiter damit mit zusätzlichen Aufgaben belastet?
Nein!
Inoxision ARCHIVE besitzt einen Workflowserver. Mit diesem lassen sich Prozesse so automatisieren, dass der Arbeitsablauf im Büro nicht gestört wird, obwohl Dokumente elektronisch archiviert werden. Durch Integration in Ihr ERP-System ergibt sich ein durchgängiger Prozess ohne Mehraufwand.
Beispiel:
Vom Kunden unterschriebene Lieferscheine sollen automatisch archiviert werden und später im ERP-System wieder gefunden werden. Nach Aufruf des Lieferscheins wird ein QR-Code-Etikett gedruckt, auf den Lieferschein geklebt und später eingescannt. Der Workflowserver liest den QR-Code auf dem Lieferschein und ordnet alle Schlagwörter (wie Belegnummer, Kunde, usw.) automatisch zu und archiviert das Dokument.
Ruft man später den Lieferschein im ERP-System wieder auf, genügt ein Mausklick, um genau diesen Lieferschein im Original wieder anzuzeigen.
Möglich machen dies die Module inoxision ARCHIVE Integrationsclient, FlexIntegrate und Workflowserver.
Das Inoxision Archivierungs- und Dokumentenmanagement kann als On-Premise-Lösung in Ihrem Hause installiert werden.
NEU ab 2019: Mit Inoxision Now kann das Archivsystem auch gehostet im deutschen Rechenzentrum blitzschnell und ohne eigene Server in Betrieb genommen werden. Auch der Umzug zwischen diesen Welten ist jederzeit möglich. So können auch kleine Unternehmen ohne eigene Server-Infrastruktur einfach und schnell eine Archiverungslösung einführen.
NEU ab 2020: Der neue Inoxision Verschlagwortungsdienst ergänzt die automatisierte Ablage von Eingangsbelegen, welche meist per eMail als PDF-Dateien ankommen. Neben den bereits zuvor schon vorhandenen Modulen Stapelverarbeitung und Ablageassistent bietet dieser neue Dienst ein vollautomatisches Ablegen solcher Belege OHNE dass der Benutzer dazu Masken definieren oder anlernen muß. In Sekundenschnelle werden die Belege mit künstlicher Intelligenz (KI) analysiert, mit sehr hoher Trefferquote verschlagwortet und vollautomatisch archiviert. Eine echte Entlastung Ihrer Mitarbeiter!
Hier geht es zur Live-Präsentation.
Übersicht der Leistungsbereiche:
Mailarchivierung Archivierung ausgehender Dokumente mittels Druckertreiber Archivierung eingehender Dokumente mit dem Scanner Integration in das ERP-System (Wawi und Fibu) Workflow und Dokumentenmanagement
Inoxision ARCHIVE gibt es in verschiedenen Ausbaustufen (Start, Business und Enterprise Edition).
Die Mailarchivierung, der Workflowserver und der Integrationsclient oder FlexIntegrate sind als Module dazu kombinierbar.
Für den Einstieg empfehlen wir besonders das Produkt Inoxision ARCHIVE Mail für ab EUR 279,00 (für 5 Rechercheuser, unbegrenzte Anzahl Mailkonten).