Seit 2015 führt kein Weg mehr an revisionssicherer Archivierung vorbei und seit 2025 sind E-Rechnungen (im Format ZUGFeRD oder XRechnung) im Original zu elektronisch und revisionssicher zu archivieren.

Unsere Lösung: Inoxision Archive NG
Unser Motto: Freiheit!

PLATTFORM-FREIHEIT
Läuft überall, wo Sie arbeiten.
Windows, Linux, NAS oder Cloud.
Wechseln Sie Ihre Plattform jederzeit – ohne Migration, oder Abhängigkeit.

BETRIEBS-FREIHEIT
Sie entscheiden, wo Ihre Daten liegen.
Cloud oder eigener Server.
Betreiben Sie inoxision ARCHIVE NG flexibel – lokal bei Ihnen oder in der Cloud. Ein Wechsel ist jederzeit möglich.

LIZENZ-FREIHEIT
Ein Modell, das zu Ihnen passt.
Abo oder Kauf.
Wählen Sie zwischen Subscription oder klassischer Lizenz – ganz nach Ihrem Bedarf.

UMSTELLUNGS-FREIHEIT
Der Companion-Modus ermöglicht, daß die neue NG-Plattform mit Ihrer Inoxision Classic-Version zusammenarbeitet. Ihre Bediener können wählen, welche Clients sie einsetzen möchten.

Lösungen:

E-Rechnung Prozesse & Apps Belegfreigabe-App Integration Workflow

Eine Plattform. Alle Ausbaustufen:
inoxision ARCHIVE NG passt sich Ihren Anforderungen an – vom Einstieg über spezialisierte Lösungen bis hin zu individuellen integrierten Prozess-Plattform.

inoxision ARCHIVE MAIL
Leistungsstarke E-Mail-Archivierung für jede Unternehmensgröße

• Plugins für Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird
• inkl. Auswertungen (Mail Analytics)

inoxision ARCHIVE SMB
Voll ausgestattet für kleine Unternehmen – effizient integriert, sofort produktiv

• E-Mail- und Dokumentenarchivierung inkl. E-Rechnungen
• einfache Integration in bestehenden Prozesse

inoxision ARCHIVE ENTERPRISE suite
Erweiterte Workflows und Integration für komplexe Anforderungen

• 4-Augen-Freigabe und Workflow-Steuerung
• flexible Anbindung in bestehende Systemlandschaften

inoxision ARCHIVE NG APPS
Erweitern Sie inoxision ARCHIVE NG um individuelle Anwendungen

• Apps für Fachbereiche zum Beispiel: Verträge, Aufgaben, Service u.v.m
• eigener App-Designer

E-Rechnungen durchgängig verarbeitet, sicher dokumentiert

Eingehend wie ausgehend: inoxision ARCHIVE NG verarbeitet Ihre E-Rechnungen durchgängig – vom Empfang und der Validierung bis zur revisionssicheren Archivierung und strukturierten Einbindung in nachgelagerte Prozesse. Auch ausgehende Belege werden aus Ihren Systemen übernommen, geprüft, versendet und vollständig nachvollziehbar dokumentiert.

Eingehende E-Rechnungen:

1. Empfangen
Import aus E-Mail, Portalen und Schnittstellen

2. Validieren
Prüfung nach aktuellen Standards (z. B. XRechnung, ZUGFERD)

3. Visualisieren
Beleginhalte strukturiert anzeigen und prüfen

4. Archivieren
Revisionssichere Ablage im eBeleg-Container

5. Integration
Strukturierte Einbindung im eBeleg-Container für nachgelagerte Prozesse (z. B. FiBu, ERP, Workflows)

Ausgehende E-Rechnungen:

1. Übernehmen
Aus ERP-Systemen übernehmen (z.B. ERP, FiBu, Drittsysteme)

2. Validieren
Prüfung nach aktuellen Standards (z. B. XRechnung, ZUGFERD) formale & inhaltliche Prüfung

3. Archivieren
Revisionssicher ablegen im E-Beleg-Container inkl. Protokoll

4. Versenden
Zustellen und Weiterleiten valider Belege per E-Mail oder über Netzwerke wie Peppol. Versenden interner Mails bei invaliden Belegen zur Fehlerprüfung.

Prozesse & Apps

Standardisierte Lösungen oder individuelle Anwendungen – direkt auf der Plattform.

• No-Code Drag & Drop
• Formulare & Validierung
• Workflows & Freigaben
• Rollen & Berechtigungen

Mit den inoxision NG Apps bilden Sie Geschäftsprozesse strukturiert ab – von der Belegfreigabe über Vertragsverwaltung bis hin zu Service- und Wartungsnachweisen.

Eigene Anwendungen lassen sich mit dem integrierten App Designer flexibel erstellen – ohne Programmierung.

Beispiele:

• Aufgabenverwaltung (Aufgaben im Team verteilen und per Kanban-Board verfolgen)
• Vertragsverwaltung (Verträge mit Fristen, Kündigungsdaten und automatischen Erinnerungen verwalten)
• Wartungsnachweise und Serviceprozesse (mobil erfassen mit Bildern und Dokumenten anreichern und intern weiterleiten)
• Bestellanforderungsprozesse (Bestellungen erfassen und freigeben mit Betragsgrenzen und Kostenstellenpflicht)
• Krankmeldungen (DSGVO-konform erfassen, mit AU-Scan und BEM-Hinweisen anreichern, Rückkehr-Reminder)
• Belegfreigabe (siehe unten)

Belegfreigabe-App

Eingangsrechnungen strukturiert verarbeiten: Prüfen, zuweisen und freigeben – mit Kostenstellenlogik, 4-Augen-Prinzip und vollständigem Audit-Trail. Direkt integriert in Ihre inoxision Plattform.

Vom Eingang über die kaufmännische Prüfung bis zur Freigabe und Weiterverarbeitung – mit klaren Zuständigkeiten und revisionssicherer Dokumentation.

1. Empfangen
Belege aus Mail, Import oder Schnittstellen übernehmen.

2. Prüfen
Beleg prüfen, validieren und kaufmännisch kontrollieren.

3. Zuordnen
Zuordnung zu einem Freigeber, auf Wunsch Kostenstellen-Zuweisung, Splitting, Budgets

4. Freigeben
Solo oder Team, optional mit 4-Augen-Prinzip und Limits.

5. Archivieren
Status, Protokolle und Daten nachvollziehbar im Archiv sichern.

Ihr Vorteil: MOBILE ANWENDUNG
Die Belegfreigabe ist als Web-App nutzbar und für mobile Szenarien optimiert. So können Verantwortliche offene Belege prüfen und Entscheidungen schnell treffen – auch außerhalb des Büros.

• Browserbasiert nutzbar: Keine klassische Client-Installation erforderlich.
• Responsive Oberfläche: Optimiert für Desktop, Tablet und Smartphone.
• Schnelle Entscheidungen: Belege prüfen, zuweisen, freigeben oder ablehnen.
• Auswertungen: Dashboards, Kostenstellenreports, Trends und CSV-Export.

Integration in ERP-Systeme (Wawi, Fibu, CRM) oder Drittsysteme

Integration
Flexibel verbinden. Automatisieren. Prozesse intelligent steuern.

Event Actions (Webhooks & Listener)
Automatische Reaktionen auf Ereignisse im System oder Aktionen aus externen Systemen auslösen.

Mit Event Actions (inoxision Integrationsclient) verbinden wir inoxision ARCHIVE NG nahtlos mit ERP, Fibu, CRM- oder Drittsystemen über Webhooks und Listener.

Connector API
REST-API für sichere Integration und Zugriff auf Daten und Funktionen

inoxngconnect (CLI)
Kommandozeilenclient für Skripte, Batch-Jobs und Automatisierung – plattformübergreifend

Für die SoftENGINE ERP Suite verwenden wir inoxngconnect und eine fertig vorbereitete Standardintegration. Mit wenig Aufwand ist darüber eine sehr tiefgreifende Integration möglich. Sie geht so weit, dass viele Anwender der SoftENGINE ERP Suite keine Kenntnisse über das Archivierungssystem haben müssen. Sie klicken einfach an den entsprechenden Stellen direkt in der ERP-Software auf die jeweiligen Funktionen:

• Recherche aller Belege und Dokumente zu Kunden, Lieferanten, Interessenten
• Recherche aller Belege und Dokumente zu Artikeln, Seriennummern, Chargen, Vertretern
• Direktes Recherchieren der Originalbelege zu allen Ein- und Ausgangsbelegen (auch mit deren zugehörigen Vorgängerbelegen und Rückläufern)
• Recherche aller E-Mails zu einem Kunden, Lieferanten, Interessenten oder deren Ansprechpartnern
• Automatisches Archivieren der ausgehenden Belege durch Druck in den inoxision Druckertreiber
• Druck eines QR-Code-Etiketts für eingehende Belege
• Setzen von Statusfeldern zu Dokumenten (z.B. Wareneingang ist geprüft, nun muss als nächstes die Finanzbuchhaltung dieses Dokument prüfen)

Workflow

Mit dem inoxison ARCHIVE-Workflowserver werden komplexe Automatisationsprozesse realisiert. Ob es darum geht, zu bestimmten Zeiten an bestimmten Stellen Daten abzuholen, diese daraufhin zu prüfen und Feedback zu geben, oder ob es darum geht, Eskalationsmethoden in der Dokumentenbearbeitung zu realisieren – diese und andere Prozesse werden in frei gestaltbaren Makros entwickelt und vom inoxision ARCHIVE-Workflowserver ausgeführt.

Ergänzende Module (der Inoxision Classic)

Mit inoxision ARCHIVE protect schützen Sie Ihr System vor Schädlingen, Malware und Viren.
Unternehmen sind durch die GoBD angehalten, Ihre Mails vollständig und zum frühesten Zeitpunkt (also direkt bei Eingang der Mails) zu archivieren. Damit werden zwangsläufig auch Mails mit Viren oder Trojanern archiviert, weil die eingesetzten Virenscanner bei Eingang der Mails den neuen Schädling noch nicht identifizieren können.

Die schädliche Aktivität würde sich erst dann entfalten, wenn das Mail oder dessen Anhang geöffnet werden würde. Hier prüft inoxision ARCHIVE protect zentral vor der Bereitstellung des Dokuments, ob Malware entdeckt wird (und zwar mit den AKTUELLEN Virensignaturen) und verhindert das Auslesen der Mail aus dem Archiv. Die Prüfung erfolgt dabei zentral auf dem Inoxision-Server, aber ohne dass die Dokumente (zu einem Antivirenhersteller) in die Cloud übergeben werden.

Mit dem Modul inoxision ARCHIVE signature können Sie Unterschriften rechtssicher in bestehende Dokumente einfügen.  Es handelt sich um Geräte der Firma Wacom, welche eine elektronische Unterschrift auf einem Dokument bringen, welches durch Inoxision ARCHIVE gedruckt wird. Im Anschluss wird dieses Dokument mit der elektronischen Unterschrift archiviert, welche weit mehr als nur ein Bitmap ist (sondern eine qualifizierte rechtsgültige elektronische Signatur).

Mit inoxision.SIGN können Dokumente erstellt und zur elektronischer Unterschrift versendet werden. Die qualifizierte elektronische Signatur wird durch den Partner YouSign erstellt und die ausgestellten Zertifikate werden mit dem Rückläufer zusammen wieder archiviert. Alle Unterzeichner des Dokuments erhalten automatisch das elektronisch unterschriebene Dokument per Mail mit samt des Protokolls und der Zertifikate. Der ganze Prozess ist transparent, sehr einfach zu bedienen und sehr preisgünstig.

Mit dem Modul Merge&Mail steht ein serverbasierendes Output-Management zur Verfügung, mit dem Modul Metaindex Server können Schlagwörter nachträglich „von außen“ angereichert werden. Das Modul inoxision DATEV Fremdconnector ermöglicht die Übergabe der Dokumente mit Schlagwörtern an DATEV Unternehmen Online.